Essa é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais simples e mais poderosas que você pode utilizar.
Experimente trabalhar em um ambiente desorganizado e veja quanto tempo você perdeu procurando as coisas que precisava para executar uma tarefa.
Além disso, a desorganização do ambiente acaba gerando uma desorganização mental também. Em ambientes bagunçados é muito mais difícil manter o foco durante a execução de uma atividade.
Por isso a organização influencia diretamente na produtividade.
Neste artigo vamos lhe mostrar como você pode aplicar a metodologia 5S, organizar o seu departamento e aumenta a produtividade da sua equipe.
O que é o 5S’s?
É uma metodologia japonesa que é uma das bases do sistema Lean de produção.
Uma ferramenta simples de organização e melhoria da produtividade através de mudanças no ambiente.
Você pode aplicar os 5S’s tanto na empresa quanto na sua casa, já que não é necessário nada muito elaborado para começar a aplicar cada um dos S’s.
E por que esse nome, 5S’s?
A metodologia recebe esse nome porque é baseada em 5 ações que, em japonês, possuem nomes que começam com a letra S.
Pronto para conhecer cada um deles? Então vamos lá.
1. SEIRI – Senso de utilização
Essa é a primeira etapa a ser cumprida quando se decide implementar o programa 5S.
O objetivo dela é tornar o ambiente mais útil e menos poluído.
De forma prática é nesse momento em que é feita a categorização de todo material que existe no ambiente, de acordo com a frequência de utilização desses materiais.
Um detalhe que vale ressaltar, isso deve ser também em todo “ambiente digital” que você utiliza, seja o computar ou celular, categorize todos os arquivos que estão guardados por aí.
É nesse momento que você se livra de tudo aquilo que já virou “tralha”.
Sabe aquela caixa de coisas que “podem ser úteis um dia”, mas ainda não foram úteis em nenhum momento nos últimos 3 anos? Jogue fora.
Pode ser que algo que não é mais útil para você tenha muito valor para outra pessoa.
Por isso, avalie a possibilidade de doar ou vender os itens que você irá descartar e ainda estão em bom estado.
2. SEITON – Senso de organização
Nesta etapa você irá organizar os objetos que foram categorizados no passo anterior.
Cada objeto deve receber um local para ficar, de acordo com a frequência de uso.
A metodologia recomenda que se faça a demarcação física desse local de armazenamento.
Por exemplo, coloque divisórias na gaveta da sua mesa e etiquete cada uma dessas divisórias com o nome do objeto que será guardado ali.
Os materiais de uso frequente devem estar a vista, para que seja prático pegá-los na hora do trabalho.
É importante que eles também estejam armazenados de forma organizada e demarcada.
Essas demarcações irão auxiliar, inclusive, na percepção de quando algum objeto está fora do local correto ou está faltando.
Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar de maneira identificada.
3. SEISO – Senso de limpeza
Esse terceiro passo refere-se ao cuidado com a limpeza e a integridade física do ambiente.
As paredes estão sujas? As cadeiras estão quebradas ou as lâmpadas queimadas? O chão precisa ser limpo ou o pó está grosso sobre as superfícies?
Você irá cuidar do contexto. E esse contexto forma as pessoas que estão inseridas nele.
Ou seja, as pessoas acaba se tornando mais desleixadas e deixam de se importar quando o próprio ambiente tem claros sinais de que está abandonado.
Já a partir deste passo, começamos a trabalhar a cultura do ambiente.
4. SEIKETSU – Senso de padronização
Esse passo está ligado à manutenção dos três primeiros sensos, como se fosse um trabalho de melhoria contínua.
Define-se quem serão os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais do sistema 5S.
Com as mudanças realizadas no ambiente, as pessoas passam a se preocupar com a ordem e o asseio delas mesmas e do próprio ambiente.
5. SHITSUKE – Senso de disciplina, educação e autorresponsabilidade
Esse passo é o que incute a metodologia 5S na cultura da empresa.
Ou seja, fazer com que todos entendam que cada um tem responsabilidade pela manutenção e organização do ambiente.
Conforme a metodologia 5S é utilizada e apoiada pelas lideranças, mais ela se torna um hábito para todos que fazem parte da equipe.
Como aplicar a metodologia 5S
Para a aplicação das 3 primeiras etapas você pode escolher entre duas opções:
- Dia D: define-se um dia unicamente para aplicar os 3 primeiros S’s. Estabeleça horário par início e fim da aplicação de cada um.
- Mês D: funciona da mesma forma que o anterior, mas aqui cada um dos 3 S’s separa-se uma semana inteira para a aplicação de cada um.
Para aplicar os dois últimos S’s você pode criar, principalmente no início da implementação do programa, uma rotina de auditorias.
Para cada departamento da empresa define-se um responsável pelo programa.
Uma vez por mês, o líder de um setor irá auditar outro departamento para verificar se ele está ajustado aos 5S’s.
Após isso, o líder do departamento auditado deve tomar as medidas necessárias para ajustar qualquer irregularidade que tenha sido apontada durante a auditoria.
É importante fazer uma troca, periodicamente, os líderes de cada setor, para que a auditoria não se torne tendenciosa.
Lembretes importantes
Venda essa ideia para o time, gere engajamento e interesse real da parte deles.
Mostre o quanto um ambiente organizado melhora a produtividade e a qualidade de qualquer trabalho.
A aplicação da metodologia 5S requer e gera mudanças na cultura da empresa.
Você, líder, comece pelo seu setor. Comece pela sua mesa.
A palavra convence, mas o exemplo arrasta.
